佐世保高専同窓会プライバシーポリシー

佐世保高専同窓会は、同窓生相互の親睦を遂行するにあたり、個人の権利と利益を守ることの重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律に基づいて以下のとおり個人情報保護方針（以下、「プライバシーポリシー」といいます。）を定め、これを遵守するとともに、全ての個人情報をより安全かつ適切に取り扱うことを宣言します。
プライバシーポリシーの管理責任者は、佐世保高専同窓会会長とします。

1. 本プライバシーポリシーは、佐世保高専同窓会（以下、「同窓会」といいます。）が保有する佐世保高専の各卒業生の個人情報を対象として、同窓会の個人情報に関する基本的な考え方及び指針を定めるものです。 同窓会の目的は、佐世保高専同窓会規則第１章第３条「この会の目的は、会員相互の交誼を厚くし、知識を交換し、母校発展のために尽力し、すすんで工業の進伸展に寄与することを目的とする」に基づき第１章第４条に定める以下の活動をおこなうものです。

   1. 会員名簿の発行
   2. 会報の発行
   3. 工業界及び工業教育上の調査研究並びに援助
   4. その他必要事項
2. 同窓会が取り扱う「個人情報」

   同窓会が取り扱う「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号、以下「個人情報保護法」といいます。）にいう「個人情報」を指し、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名・卒業年・学科・現住所・電話番号・勤務先又は在学校名・E-mailアドレス・在校時所属クラブ、イベント管理システムへの提供された情報、などの他に同窓会事務局へのお問い合わせの情報、ホームページへのアクセス情報などを指します。これらの情報により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）を指します。ただし個人識別符号は含みません。

3. 対象とする個人情報の利用目的

   同窓会は、以下の目的に必要な範囲で、会員の情報を取得し、取得した情報を利用します。

   1. 会員名簿の発行
   2. 会報の発行
   3. 本部・支部間の情報共有
   4. 会合開催時の名簿作成・発行・保管
   5. 統計データ等の作成で運用の改善
   6. 各種会合・セミナーのご案内
   7. 上記1～6の為のイベント管理システムの運用
   8. 会員からの問合せに回答するため（本人確認実施含む）
   9. 会員への利用停止の連絡

   かかる利用目的の達成に必要な範囲を超えて、違法性または不当な行為を助長し、または誘発する恐れがある方法により、個人情報を収集し、または利用することはありません。

4. 個人情報の収集

   本プライバシーポリシーにより個人情報の利用内容を示し、本人の了解を得ます。収集は、面談、記入カード、E-mail、FAXなどによりおこないます。 同窓会ホームページでは、掲示板への書き込みによる個人情報の公開、また必要に即した情報を提供させていただくため、利用者の名前、住所、メールアドレス、電話番号といった、利用者の個人情報を収集させていただく場合がありますが、これは利用者自身の判断において必要最低限の項目について、利用者ご自身の責任の範囲においてご返答や記入して頂いているものと解釈します。また、提供いただいた情報は、同窓会活動に使用することを了解いただいたものとします。

5. 個人情報の提供

   同窓会は、必要があると認めた場合には下記の者または組織に必要な部分の提供をします

   1. ① 佐世保高専
   2. ② 同窓会役員（会長、副会長、幹事、会計、会計監事、各地区支部長、書記）
   3. ③ 同窓会会長が認めた者（クラス会・クラブ等の開催を目的とした代表者など）
   4. ④ 名簿管理委託事業者
   5. ⑤ 同窓会ホームページの管理委託事業者

   個人情報の提供時には2.で示す①個人情報データの項目、②個人情報データの一連の範囲（期、科、年度、クラブ毎など）において検討し、本部役員会または会長において事前確認をおこないます。

6. 委託先の管理

   同窓会は利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合があります。この場合、同窓会は、委託先としての適格性を十分審査するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を定め、委託先に対する必要かつ適切な管理を行います。また、この場合外国にある第三者への情報提供は認めないことを確認します。
   名簿管理委託：小野高速印刷㈱名簿出版事業部
   同窓会ホームページの管理委託：㈱亀山電機

7. 第三者提供

   定義（第一者：情報提供の本人、第二者：同窓会役員、同窓会長が認めた者、佐世保高専、名簿管理委託事業者、同窓会ホームページ管理委託事業者、第三者：第一者、第二者以外のもの）
   同窓会は、個人情報の管理を厳重に行い、次に掲げる場合を除き、本人の同意がない限り、第三者に対しデータを開示・提供しません。また、安全性を考慮し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等のリスクに対する予防並びに是正に関する対策を講じます。

   1. ① 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
   2. ② 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であっ て、本人の同意を得ることが困難である場合
   3. ③ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
   4. ④ その他法令で認められる場合
8. 個人情報の正確性

   同窓会は、提供いただいた個人情報を正確にデータ処理するように努めます。ただし、提供いただいた個人情報の内容が正確かつ最新であることについては、提供した会員が責任を負うものとします。

9. 要配慮個人情報の取得制限

   同窓会は、会員の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして個人情報の保護に関する法律施行令で定める記述等の取得は原則として行いません。ただし、会員が自ら提供した場合は、この限りではありません。

10. 個人情報の開示

    同窓会は、本人から個人情報又は個人情報の第三者提供に関する記録の開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを開示します。開示方法は、メール等電磁的方法または書面により本人の希望する方法で交付を行います。
    但し、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。

    1. ① 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    2. ② 同窓会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    3. ③ その他法令に違反することとなる場合
11. 個人情報の訂正および削除

    同窓会の保有する個人情報が誤った情報である場合には、本人の請求により、同窓会が定める手続きに従い個人情報の訂正又は削除を行います。
    同窓会は、本人から前項の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正又は削除を行い、これを本人に通知します。

12. 個人情報の利用停止

    同窓会は、本人から、個人情報保護法に定める事由（目的外利用、不正取得、利用必要性の消滅、個人情報保護委員会への報告義務がある重大な漏洩発生、本人の権利や正当な利益が害される恐れのある場合）により、その利用の停止又は消去（第三者提供の停止を含み、以下、「利用停止等」といいます。）を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、必要な範囲で、個人情報の利用停止等を行い、その旨本人に通知します。但し、個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じます。

13. 安全管理措置に関する基本方針

    同窓会の保有する個人情報の管理については、同窓会長を個人情報保護管理者と定め、管理者の指揮・監督のもと、個人情報の流出・不正使用・改ざん等を防止します。同窓会は、個人情報に関するセキュリティを維持する責任を自覚させるために、同窓会役員及び関係者全てに、教育・啓蒙活動を行います。
    万一、個人情報に関するセキュリティ上の問題が発生した場合、直ちに、原因を究明しその被害を最小限にとどめると共に、事業継続性を確保するよう努力します。
    同窓会は、個人情報及びその取扱について、法令やその他の社会規範、情報管理委託事業者との契約を遵守します。
    情報漏洩時、個人情報保護法に定める基準により、個人情報保護委員会へ漏洩内容を遅滞なく通知します。

14. プライバシーポリシーの変更手順

    同窓会は、本プライバシーポリシーを適宜見直し、その全部又は一部を改訂することがあります。 同窓会がかかる改訂を行った場合は、その旨を本プライバシーポリシーに明記するほか、同窓会のホームページ等でも明示することといたします。

15. 法令、規範の遵守

    同窓会は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他規範を遵守します。

16. 苦情および相談への対応

    同窓会は、個人情報の取扱いに関する本人からの苦情、相談を受け付け、適切かつ迅速に対応します。また、本人からの当該個人情報の開示（個人情報の第三者提供に関する記録の開示を含む）、訂正、追加、削除、利用又は提供の停止などのご要望に対しても、迅速かつ適切に対応します。

17. 同窓会名簿及びイベント管理システムへの掲載及び管理

    同窓会名簿及びイベント管理システムへの個人情報の掲載について名簿及びイベント管理システムの目的・意義より、申し出がない限り掲載を承諾頂いたものとさせて頂きます。名簿作成時に委託業者から掲載事項の有無をハガキ等で確認し掲載を行います。イベント管理システムは本人による記入となります。

    同窓会名簿及びイベント管理システムから入手した情報の取り扱いについて
    同窓会が保有する個人情報は、本プライバシーポリシーに基づき厳正に管理しますが、会員個人が購入した「同窓会名簿」の管理及びイベント管理システムから入手した情報は、各自の責任に於いて流出防止の管理をお願いします。

18. 問い合わせ先

    同窓会の保有個人データに対する開示請求等の各種手続きやその手数料に関するご質問、本プライバシーポリシーに関するご質問は、以下に定める問い合わせ先に連絡ください。

    ＜お問い合わせ先＞
    　佐世保高専同窓会事務局
    　〒857-1193 佐世保市沖新町１－１
    　佐世保工業高等専門学校内
    　TEL&FAX 0956-34-8497
    　E-mail dousou@sasebo.ac.jp

19. 準拠法・合意管轄

    本個人情報保護方針の準拠法は日本法とし、日本法によって解釈されます。本個人情報保護方針に関する一切の紛争については、第一審の専属合意管轄裁判所を長崎地方裁判所佐世保支部とします。

    ・　2005年12月10日　制定・施行

    ・　2023年 6月 12日　改定

    本プライバシーポリシーは2023年6月19日より効力を生じるものとします。